Een stel verhuist samen, een tijdelijk ondergebracht ouder, een huisgenoot die aan de huurovereenkomst wordt toegevoegd: de vraag over het label op de brievenbus komt altijd naar voren wanneer de postbode de juiste naam niet kan vinden. Meerdere namen op dezelfde brievenbus weergeven is volkomen legaal, op voorwaarde dat er enkele leesbaarheids- en mede-eigendomsregels worden gerespecteerd die de meeste bewoners negeren.
Naamplaat en naamlabel: de normen die de weergave regelen
Men denkt vaak dat het label op de brievenbus voldoende is. In een appartementencomplex met meer dan zes brievenbussen is een naamplaat verplicht. Deze plaat moet de namen van de bewoners in alfabetische volgorde vermelden, gekoppeld aan het brievenbusnummer en het woningnummer.
Ook interessant : Hoe de veiligste online betaalmethode voor uw aankopen te kiezen
Het individuele naamlabel volgt een genormaliseerd formaat van ongeveer 100 op 22 mm. Dit is een beperkte ruimte. Wanneer men daar twee of drie namen op wil vermelden, daalt de lettergrootte snel en de leesbaarheid neemt af. De postbode bezorgt op basis van wat hij kan lezen: als een naam is afgekapt of onleesbaar is, gaat de post terug.
Voor gebouwen die na 1979 zijn gebouwd, vereist het decreet van 29 juni 1979 de aanwezigheid van een genormaliseerd naamlabel op elke brievenbus. Er is geen tekst die het aantal namen op dit naamlabel beperkt, maar elke naam moet individueel leesbaar blijven. In de praktijk, bij meer dan drie namen, bereikt men de fysieke grenzen van het standaardlabel.
Aanrader : Hoe het Nike-serienummer te controleren om vervalsingen te voorkomen
Mede-eigendom en syndicus: wie beslist over het toevoegen van een naam
In een eengezinswoning doet deze vraag zich niet voor: men is vrij om te schrijven wat men wil op zijn eigen brievenbus. In een mede-eigendom is de situatie anders. De voorwaarden om meerdere namen op dezelfde brievenbus weer te geven, moeten worden gecontroleerd voordat men stappen onderneemt bij de syndicus.
De syndicus beheert de gemeenschappelijke delen, en de gezamenlijke brievenbussen maken daar deel van uit. Het toevoegen van een naam veronderstelt doorgaans dat de syndicus wordt geïnformeerd, vooral als het gebouw een gecentraliseerde naamplaat heeft. Sommige syndici vereisen een uniform labelformaat voor alle brievenbussen (kleur, typografie, afmetingen). Het wijzigen van het label zonder dit formaat te respecteren kan leiden tot een eenvoudige verwijdering van de plaat.
De reacties variëren hierover: sommige syndici accepteren een eenvoudige e-mail ter kennisgeving, anderen eisen een bewijs van woonadres van de nieuwe bewoner. Wanneer de toegevoegde naam overeenkomt met een tijdelijk ondergebrachte persoon of een huisgenoot die niet op de huurovereenkomst staat, kan de mede-eigendom om een onderbrengingsovereenkomst vragen.
Het geval van huurders
De naam op de brievenbus moet overeenkomen met die van de huurovereenkomst. Voor een huurder betekent het toevoegen van de naam van een partner, een meerderjarig kind of een huisgenoot dat men de verhuurder en de syndicus meldt dat er een andere persoon in de woning woont. Dit is niet onbelangrijk: de huurovereenkomst kan clausules bevatten over het gebruik van de woning.
Als de huisgenoot op de huurovereenkomst of op een aanvulling staat, is het toevoegen van zijn naam op de brievenbus een eenvoudige handeling van gezond verstand voor de post. Als de persoon ondergebracht is zonder op de huurovereenkomst te staan, is het beter om de situatie te formaliseren (onderbrengingsovereenkomst, verklaring aan de verhuurder) voordat men het label aanraakt.
Hoe een leesbaar label met meerdere namen opstellen
De inzet is niet decoratief, maar functioneel. De postbode passeert in enkele seconden voor elke brievenbus. Hier zijn de punten om te controleren zodat de post daadwerkelijk bij elke bewoner aankomt:
- Schrijf de achternaam in hoofdletters, gevolgd door de initialen van de voornaam. De volledige voornaam is optioneel en neemt ruimte in beslag
- Scheid elke naam door een regel terug of een schuine streep als de ruimte beperkt is (DUPONT M. / MARTIN L.)
- Respecteer de minimale lettergrootte zodat elke naam leesbaar blijft op armlengte, dat is ongeveer de helft van de hoogte van het naamlabel voor twee regels
- Gebruik een gedrukt label in plaats van een stift die vervaagt door vocht. Gegraveerde platen zijn beter bestand tegen de tijd
Op een standaardlabel van 10 op 2,5 cm passen twee namen comfortabel, drie gaan nog net. Daarboven moet men een groter label overwegen, wat het genormaliseerde naamlabel niet altijd toelaat.
AFNOR-norm en afmetingen van de brievenbus
De gezamenlijke brievenbussen moeten voldoen aan normen met betrekking tot afmetingen, installatiehoogte en toegang voor de postbode. De AFNOR-norm regelt deze technische specificaties. Het naamlabel maakt integraal deel uit van de genormaliseerde brievenbus: men kan geen label plakken dat buiten het formaat valt en dat over de invoeropening van de post of het slot zou uitsteken.
Privacy en AVG: kan men weigeren zijn naam weer te geven
Er is geen wettelijke verplichting die een bewoner dwingt om zijn naam op zijn brievenbus weer te geven. Er zijn geen boetes of sancties voor een anonieme brievenbus. De tegenprestatie is direct: zonder weergegeven naam beschouwt de Post het adres als onbekend. Aangetekende zendingen, pakketten en gewone post gaan terug naar de afzender.
Mensen die bezorgd zijn om hun privacy (slachtoffers van intimidatie, gevaarlijke situaties) kunnen de syndicus vragen om de weergave tot het strikt noodzakelijke te beperken. De AVG beschermt persoonsgegevens, en een naam op een brievenbus is een identificerende gegevens. In deze bijzondere gevallen kan een regeling met de syndicus en het lokale postkantoor soms toelaten om een code of een brievenbusnummer in plaats van de naam te gebruiken.
Een naam op een brievenbus toevoegen blijft een eenvoudige handeling, maar die de ontvangst van post voor alle bewoners beïnvloedt. Het label moet leesbaar blijven, voldoen aan het formaat van het naamlabel en consistent zijn met de huur- of mede-eigendomsituatie. Een snel gesprek met de syndicus of verhuurder voordat men iets wijzigt, voorkomt onaangename postverrassingen.